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政府采购招投标六大技巧
来源: 北京市工程建设发包承包交易中心信息网 日期: 2006年1月4日


    

    眼下,备受关注的《中华人民共和国政府采购法》正在紧锣密鼓的筹备和编写过程当中。在《政府采购法》中,将会有很大篇幅是关于政府采购的招投标行为的。可以说,招投标的方式已经是现代企业最重要的商业行为,也是政府采购的多种方式中最重要的一种。 

    另外,由于捆绑签定了《政府采购协议》,在入世以后,中国的政府采购将进一步与世界接轨,完全对国际公开,其中最重要的标志就是更积极地采用招投标的方式,而且要加大国际范围的招投标。这意味着国内政府采购招投标将面临激烈的国际竞争。

    一方面是时不我待的需求,一方面是浩如烟海的书籍,有没有什么更直观更有效率的学习方法呢?或者说,有没有什么常用的招投标技巧可以借鉴呢?国家经济贸易委员会中国机电设备招标中心的荆贵锁副总工程师结合招投标的具体程序谈了相应的技巧,很有针对性。

    技巧之一:字斟句酌

    招投标的第一个程序就是编制招标文件,也就是编写“标书”。 

    在这个环节,政府部门最重要的就是按照自己的实质性要求和条件切实编制招标文件。比如在采购计算机设备的时候,应当按照能够保证完成工作的配置来编制。这样保证自己能够采购到合适的设备,避免资金的浪费。还有一个重要的环节是招投标双方都要注意的,就是标书中的实质性要求和条件。《招标投标法》第三章第27条规定:“投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应”。这意味着投标人只要对招标文件中若干实质性要求和条件中的某一条未做出响应,都将导致废标。这条规定直接影响企业的中标率,企业应该对此慎之又慎。这就要求企业认真研究招标文件,对招标文件的要求和条件,逐条进行分析和判断,找出所有实质性的要求和条件,在投标文件中一一作出响应。 

    一般情况下,投标人都会认真研究招标文件中的技术要求,根据自己产品的情况,在技术方面较好的响应招标文件的实质性要求,但是,许多投标人往往会在一些看似并不重要的内容上出现疏漏,导致投标失败。这样的结果非常令人惋惜。 

    例如,在某个项目的招标中,一家信誉、实力和产品水平都是国内一流的企业,因为没有响应招标文件中的一条商务条款而前功尽弃。招标文件明确要求贷款用人民币支付,该企业投标的产品含有50%左右的进口件,投标文件中提出进口件部分的一半货款用美元结算,主要意图是与招标人共同分担汇率风险,但是评标委员会认为该投标人属于在商务方面与招标文件没有完全响应,因此不能入围。还有一家企业在投标文件中提高了首期付款的比例,也遭受了同样的命运。 

    再比如,有的电脑采购招标文件中明确提示需要投标报价表,而且需要有相邻配置的报价。如CPU,除了提供招标要求的配置以外,一般还要提供前后两个不同频率配置的报价。可是有的厂家疏忽了这个实质性要求,没有提供这个数据,结果导致了投标失败。 

    与此相反,有的企业在认真揣摩招标文件之后,往往可以发现招标文件中有利于自己的内容。比如,在一次计算机产品的投标中,招标方要求企业提供产品的媒体价作为自己的一个基准价格。但是招标书上没有明确指出是什么媒体,而在不同的媒体上,同一产品的报价又不完全相同,有时有很大的差别。某企业就根据自己的报价策略,挑选了适合自己的媒体报价。这种报价是实质性的响应,是真实有效的,但又是有利于企业的。所以,虽然这个技巧是最基本的,但也是最重要的,是招投标的第一项工作。千万别让机会在眼前溜走。

    技巧之二:内外双修

    标书编制出来以后,接下来就是发布招标公告或者定向发布投标邀请函。在这个阶段,一定要修炼好“外功”和“内功”。 

    所谓要修“外功”,就是指在信息发布和采集阶段,一定要注意外部信息来源。作为政府方面,要想办法让自己的招标公告让更多的企业看到。但是现在存在一个问题,就是没有统一的发布招标公告的媒体。虽然国家有关部门分别指定了一些发布招标公告的媒体,如财政部指定了《中国财经报》和《中国政府采购网》,国家经济贸易委员会指定了《中国招标》杂志发布技术改造项目的招标公告,外经贸部指定了《中国国际招标网》、《中国招标》发布机电产品国际招标的投标公告。另外,一些专业媒体,如IT业的《每周电脑报》等也有相关的信息发布。由于媒体众多,没有统一的媒体发布公告,容易导致信息发布的混乱。一些公告只在地方性的报纸上发布,有可能造成表面上投标、实际上合同外包的腐败现象。所以,当务之急是政府要指定统一的媒体,方便企业获得消息。对于企业来说,修炼“外功”就是要及时准确的掌握招标信息。这是企业参加投标的前提。在当前没有统一媒体发布的情况下,只有广泛的关注有关媒体,尤其是关注上面提到的这些媒体。 

    所谓修炼“内功”,其实是针对招标方式中的邀请招标来说的。因为邀请投标的范围是招标人确定的,企业要获得邀请招标的信息相对来说比较困难,企业需要采取多种方法获取信息,而这些方法,主要是从企业自身入手。首先是增加企业和产品知名度,特别应在本行业内占有较为重要的地位;二是与一些专职招标机构或采购频繁的实体建立较为密切的联系,使他们对你的产品有一些了解。而政府部门也应当广泛的了解相关企业的情况,争取让符合条件的企业都有机会被作为邀请招标的对象。

    技巧之三:后发制人

    按照程序,接下来就是发售招标文件和接受投标。这里特别应该注意时间,《招标投标法》规定,这两个程序之间的时间最短不得少于20日。 

    由于从招标文件开始发出到投标人提交投标文件之间有较长的一段时间,这段时间对于企业有着非常重要的意义。我们知道,对于计算机产品,随着时间的不同,价格有很大的变化,一般时间越晚价格越低,所以,有经验的企业往往较晚递交投标文件,就是采用较晚的市场报价,从而取得一定的优势。有经验的企业,会在递交投标文件的前夕,根据竞争对手和投标现场的情况,最终确定投标报价和折扣率,现场填写商务方面的文件。例如,投标文件都规定保证金的金额为投标报价的2%,如果能够较晚的提交这个报价,就可以一方面保证自己的报价保密,另一方面针对获得的情况采取不同的报价策略。

    技巧之四:丢车保帅

    公开开标是接下来的程序。可以说到了这一个阶段,企业虽然没有机会对标书进行更改,但是还可以撤除某些投标意向。也就是说,是考虑丢车保帅的最后时机。 

    由于《招标投标法》规定投标文件对招标文件提出的实质性要求和条件必须作出响应,企业如果把握不准实质性和非实质性之间的界限,应不厌其烦的向投标人进行询问,而且最好以书面方式进行。当自己的产品与某些实质性要求有一定差距时,需要在投标文件中偏离表上作出详细的说明。如果偏差过大,无法完全响应时,应考虑放弃某一项产品的投标,以保证其他产品参与投标。例如,在计算机的招投标中,往往需要对多种产品进行招投标,例如台式机和笔记本电脑。有的企业生产的台式机比较符合要求,而笔记本较差,不符合实质性响应的要求和条件,这时,企业就完全可以考虑舍弃笔记本的投标,专心进行台式机的投标。

    技巧之五:精雕细刻

    评选委员会评标、招标人定标是非常关键的程序。可以说,这一程序是决定性的,而这个程序的全过程,都是围绕投标文件进行的,可以说,投标文件是唯一的评标证据。 

    投标文件是描述投标人实力和信誉状况、投标报价竞争力和投标人对招标文件的响应程度的重要文件,也是评标委员会和招标人评价投标人的主要依据。所以,在企业产品和实力能够满足招标文件要求的前提下,编制一本高质量的投标文件是企业在竞争中能否获胜的关键。如何编制这样一本高质量的投标文件呢?就是要精雕细刻。 


    首先,投标人应该根据招标的项目特点,抽调有关人员,组成投标小组。投标小组要认真研究招标文件内容,摸清招标人的意图,了解潜在的竞争对手的情况。在知己知彼的情况下,从技术、商务等各方面确定投标策略。其次,在编制招标文件的时候,投标人一定要确保投标文件完全响应招标文件的所有实质性要求和条件。这些都在前面的技巧里面谈到。还有一些细枝末节的东西,虽然很细小,但是如果不注意,就会影响全局,导致全盘皆输。

    技巧之六:信誉为本

    招投标的最后就是用书面形式通知中标人和所有落标人,以及投标人和中标人签订合同。 

    总结招投标的经验,荆贵锁认为,一般公司中标在于信誉,而信誉往往体现在企业的报价、供货和售后服务等方面。报价方面,企业要遵守几个基本规则。主要是不能恶性竞价,即投标报价不能低于成本价。《招标投标法》第33条已将其定为非法行为。但是如有特殊情况,应加以说明。如某帆布厂在参加帐篷投标时,报价低于成本价,但是该企业在投标文件上说明了原因,即是该企业常年库存积压产品,所以降价处理。这样反而使其报价具有了较强

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