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如何编制规范的招标文件
来源: 政府采购信息 日期: 2005年10月21日


    政府采购招标文件(或称标书)是向承包商、供应厂商(投标人)提出任务、条件、要求的综合性文件。招标文件的编制,是政府采购招标准备阶段中的第一道工序,也是关系到政府采购目标实现的前提。自1997年浙江省金华市推行政府采购制度以来,笔者一直在一线担负采购工作,负责执行招投标。在实际中不断地探索和总结,现就编制规范的招标文件与同仁磋商。 

    编制规范招标文件的重点 

    招标文件是整个招标过程所遵循的法律性文件,是投标和评标的依据,而且是构成合同的组成部分。投标人只能根据招标文件的要求,编写投标文件。招标人能否编制出完整、严谨的招标文件,直接影响招标的质量,也是招标成败的关键,由此可见招标文件的重要性。笔者认为招标人编制招标文件时,应注重以下几个方面的工作:  

    对投标人做出严格的限制在保证充分竞争的前提下,尽量使合格的供应商和承包商参加投标,以避免投标人过多,给各方面造成不必要的负担。这项工作建立在掌握投标商大量信息的基础上,而专职招标机构有条件做到这一点。 

    对招标文件的制作做出详细的规定使投标人按照统一的要求和格式编写投标文件,达到准确响应招标文件要求的目的。 

    为采购人当好技术规格和要求的参谋使采购者获得合乎要求和经济实用的采购品。 

    保证招标文件的科学、完整,防止漏洞,不给投标人以可乘之机 

    编制规范的招标文件范本 

    工程类招标文件编制在全国已有范本,故不在此赘述。货物类采购在整个政府采购中占有的比重很大,但是全国并没有统一的招标文件格式。笔者在进行货物类政府采购时碰到了不少问题。政府采购执行机构除各级政府采购中心外,还有其他采购代理机构。主要问题是编制的招标书既不规范也不统一,编制招标书的人水平高低也不尽相同。我们时常听到一些投标人抱怨,“看不懂标书”;有时还发现标书中的某些条款缺乏法律依据。 

    为解决上述问题,加强政府采购工作的管理,进一步规范政府采购招标投标活动,笔者所在的金华市政府采购中心制定了货物类招标文件文本,印发各县、市、区和机关行政事业单位,供招标人编制招标文件时使用。    

    文本共分通用文本和专用文本。 

    通用文本包含了适用所有货物类采购的基本条款,具体内容包括:投标人须知、合同一般条款、合同格式和附件。 

    专用文本则是由招标人根据具体招标货物特点进行组织和编写,其中商务、技术方面的特别要求都在该文本中体现。具体内容包括投标邀请、投标人须知资料表、合同特殊条款和货物需求一览表及技术规格。 

    通用和专用文本分开的好处 

    把货物类招标文件分成通用和专业文本两本,在实际操作上的好处主要体现在5个方面: 

    第一,招标文件更加规范、统一、公开,体现了政府采购公开、公平、公正原则。 

    第二,对招标人来说,不仅节省了精力,而且招标文件编制工作有了重点。依据招标文件范本,招标人编制招标文件时,没有必要把精力放在整个标书上,只需把重点放在专用文本,即把对招标货物的特殊要求编写好就行了。   

    第三,对投标人来说,因重点突出,废标率降低,使劳动有效性提高了。凡是参加金华市货物类政府采购招投标的投标人,重点编制专用文本中规定的技术要求标书(称技术标),并作出实质性的响应;科学运用报价决策和技巧,编制完整、准确的投标报价(称商务标)。   

    第四,对评标人来说,可以节省时间和精力。对所有的投标人,通用文本都是一样的,把精力放在各投标人的技术标上就行了,免去了大量重复阅读标书的麻烦。    

    第五,从总体上说,通用本和专用本分开,“一分为二”,重点突出,采购周期缩短,效率提高。

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